Für viele Projekte ist es wichtig, dass man von mehreren Geräten an verschiedenen Standorten auf seine Daten zugreifen kann. Zudem arbeiten heute oft mehrere Menschen, zum Teil sogar an unterschiedlichen Orten der Welt, gemeinsam an Daten. In diesen Fällen ist es hilfreich, die Dokumente dezentral im Web, in der sogenannten Cloud, zu speichern. Die bekanntesten Cloud-Anwendungen sind derzeit wohl Dropbox und Google Drive.
Mittlerweile gibt es zahlreiche kostenlose und kostenpflichtige Dienste, die als Cloud bezeichnet werden. Grundsätzlich kann je nach Projekt, Aufgabenstellung und IT-Kenntnissen auch ein eigener Server als Cloud zum Einsatz kommen. Alle haben jedoch einige Merkmale gemeinsam. So müssen die Daten jederzeit synchronisiert werden können, damit man von allen Geräten Zugriff darauf hat. Die Daten sind nicht mehr auf dem eigenen Rechner gespeichert, sondern auf einem Webserver.
Außerdem ist es ein gemeinsames Merkmal vieler Cloud-Varianten, dass Dateien mit anderen Nutzern geteilt werden können. Jeder, der eine entsprechende Berechtigung hat, kann von einem anderen Standort aus auf die Daten zugreifen. Daher müssen die Dateien auch bei mehreren Nutzern synchronisiert bleiben. Zum Teil ist es sogar möglich, dass zwei oder mehr Nutzer zeitgleich an einem Dokument arbeiten. Optimal ist es, wenn die Arbeitsergebnisse direkt gespeichert werden und nicht erst am Ende manuell zusammengefügt werden müssen.
Für viele Nutzer ist die Sicherheit ihrer Daten sehr wichtig, wenn sie im Internet unterwegs sind. Dabei geht es auch um das Vertrauen in den Anbieter, dass dieser verantwortlich und vertraulich mit den Daten der Nutzer umgeht. Auf einem eigenen Server sind Daten besser vor unberechtigten Zugriffen von Dritten geschützt.