Mailspace ist in den meisten Webspace-Paketen enthalten und theoretisch kann man eine unbegrenzte Anzahl an E-Mail-Adressen einrichten. Eine Grenze gibt allerdings der Mailspace vor. Wenn kein Speicher mehr vorhanden ist, kann man auch keine E-Mail-Adresse mehr anlegen. Bei vielen Anbietern ist es auch möglich, immer wieder eine neue E-Mail-Adresse anzulegen, beispielsweise wenn auf der alten E-Mail-Adresse zu viel Spam ankommt.
Doch wie viele E-Mail-Adressen braucht man eigentlich? In Unternehmen bekommt meist jeder Mitarbeiter eine persönliche E-Mail-Adresse zugewiesen. Dazu kommt oft eine allgemeine Adresse wie info@ oder kontakt@. Auch die einzelnen Abteilungen können eine eigene E-Mail-Adresse zugewiesen bekommen. Zudem wird ab und an eine neue, zeitlich begrenzte E-Mail-Adresse beispielsweise für ein Gewinnspiel benötigt. So kann in einem Unternehmen rasch eine große Anzahl zusammenkommen.
Freiberufler, Selbstständige und Privatpersonen brauchen nicht so viele E-Mail-Adressen. Hier gibt es den Rat, mindestens drei E-Mail-Adressen anzulegen. Eine E-Mail-Adresse fungiert als Haupt-E-Mail. Über diese wird mit wichtigen Kontaktpersonen kommuniziert. Selbstständige und Freiberufler sollten hier zwei getrennte E-Mail-Adressen nutzen: Über die eine wird mit Geschäftspartnern und Kunden kommuniziert, über die andere mit privaten Kontakten. Eine weitere E-Mail-Adresse wird ausschließlich für Geldangelegenheiten rund um Online-Banking und Bestellungen im Internet genutzt. Und mit einer dritten bzw. vierten E-Mail-Adresse meldet man sich auf Onlineportalen an. Diese Adresse fungiert dann als eine Art Spam-E-Mail-Adresse.
Je nach Bedarf kann man zwischen den einzelnen E-Mail-Adressen Weiterleitungen einrichten. Privat und beruflich sind wir alle so viel im Netz unterwegs und erledigen vieles online. Daher ist es durchaus sinnvoll – auch für Privatpersonen – mehr als eine E-Mail-Adresse zu nutzen. Damit ist es auch einfacher, den Überblick über seine Kommunikation im Internet zu behalten.