Kennen Sie das auch? Sie öffnen Ihr E-Mail-Postfach, sehen direkt sehr, sehr viele neue E-Mails und fragen sich, wann Sie alle E-Mails beantworten sollen? Wer sich für eine personalisierte E-Mail-Adresse entscheidet, die er bei einem Webhoster hostet, freut sich, dass dank guter Spam-Einstellungen und einem Anti-Virus-Programm schon einmal die lästigen Werbe-E-Mails entfallen. Doch wie können Sie mit den vielen alltäglichen E-Mails von Geschäftspartnern, Kollegen und Freunden besser umgehen?
Ein Tipp ist es, seine E-Mail nur zu festen Zeiten zu lesen. Die E-Mail sorgt dafür, dass wir immer erreichbar sind. Und wir wollen keine wichtige E-Mail verpassen. Daher haben viele von uns ständig ihr E-Mail-Postfach im Auge. Sinnvoller ist es jedoch, nur zu bestimmten Zeiten E-Mails zu lesen. Sie können sich beispielsweise vornehmen, einmal zu Arbeitsbeginn und einmal nach der Mittagspause Ihre E-Mails zu checken.
Sinnvoll ist es auch, ein gutes E-Mail-Programm wie Thunderbird zu nutzen und darüber alle E-Mails übersichtlich in Ordnern zu sortieren. Sie sollten für sich ein Ordnungssystem entwickeln. Sie können beispielsweise die Ordner „Kunden“, „Kollegen“ und „Freude“ anlegen und die hereinkommenden Nachrichten werden dann automatisch in den passenden Ordnern gespeichert. Auch eine Sortierung nach Themen ist möglich. Thunderbird erlaubt es übrigens auch, mehrere E-Mail-Adressen gleichzeitig im Auge zu behalten. Außerdem sollten Sie überflüssige Benachrichtigungen wie Newsletter oder automatische E-Mails von sozialen Netzwerken abschalten.
Personalisierte E-Mail-Adressen bei einem Webhoster sowie E-Mail-Programme wie Outlook oder Thunderbird erleichtern die Arbeit rund um die tägliche E-Mail-Flut. Sie sollten darüber nachdenken, eine individuelle E-Mail-Adresse zu nutzen und sich einmal ausführlich mit den hilfreichen Einstellungen Ihres E-Mail-Programms auseinandersetzen. Letztendlich werden Sie sich über gewonnene Zeit freuen.