Kunde: „Wir senden unseren Kunden ca. einmal im Monat einen Newsletter. Welche Methode bzw. Software zum Versenden der Newsletter können Sie uns empfehlen, damit wir nicht auf Spam-Blacklists geraten?“
Antwort: Diese Frage bzw. dieses Problem kommt immer wieder meist zu Weihnachten, wenn viele User oder Firmen anderen Usern oder Kunden massenhaft „Frohe Weihnacht“-Emails senden wollen. Dies schlägt gelegentlich fehl, weil einfach die Mail-Programme (und auch unsere Server) hierfür nicht ausgelegt sind. Wir als Webhosting-Unternehmen haben stets gegen unerwünschte, und zum Teil unwissend massenhaft versendete Mails, Server, die auf Blacklisten landen, etc. zu kämpfen und sind gezwungen, den Versand einer Email an gewisse Regeln zu koppeln. Mit einem typischen Webhostingaccount ist der Versand an eine „normale“ Anzahl an Empfängern überhaupt kein Problem. Viele User wissen sicherlich gar nicht, dass es überhaupt zu Problemen führen kann.
„Was ist normal?“ ist dann meist die nächste Frage. Der Versand an 100-150 Empfänger pro Stunde sollte problemlos funktionieren. Wenn es mehr sind, empfehlen wir Ihnen, die Empfängerliste einfach in kleinere Teile zu splitten. Wenn Sie allerdings mehr Empfänger haben, sollten Sie sich für den Versand an einen entsprechenden Anbieter wenden, der sich auf den Versand von Massenmails spezialisiert hat (wie beispielsweise CleverReach). Dort haben Sie dann sogar viele zusätzliche Funktionen wie beispielsweise Öffnungsrate, Klickrate, Tracking oder Live-Ansicht der Klicks, welche Sie bei einem herkömmlichen Email-Programm nicht haben. Meist bieten solche Anbieter es auch an, unter seiner eigenen Emailadresse bzw. Domain zu senden.
Kommen wir aber nun zur eigentlichen Frage, warum es mit herkömmlichen Programmen wie Outlook oder Thunderbird überhaupt vorkommen kann, dass man auf einer Blacklist landet: Generell sollte man sich vor dem Versand stets beim Server authentifizierten. Erst nach der Authentifizierung werden dann die Emails versendet. Bei einer hohen Anzahl an Empfängern kann das Problem nun sein, dass die Authentifizierung bei Email Nummer X ihre Gültigkeit verliert und danach der Versand weiter unauthentifiziert erfolgt. Unauthentifizierte Emails werden wiederum dann von den meisten Providern bzw. Spamfiltern aussortiert. Und das ist natürlich auch nicht in Ihrem Interesse, denn Sie möchten ja Ihre Kunden erreichen.
Im schlimmsten Fall kann es sogar passieren, dass der gesamte Server auf einer Blacklist landet, weil Massenmails über diesen (unseren) Server versendet wurden (SPAM). Dann wären sogar noch viele weitere Kunden betroffen, denn die Emails dieser Kunden würden dann ebenfalls nicht beim Empfänger ankommen. An dieser Stelle möchten wir Sie gerne an unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen §5.f. erinnern. Eine explizite Einwilligung jedes einzelnen Empfängers wird von Ihnen benötigt!
Hinzu kommen noch viele weitere (rechtliche) Probleme: Beispielsweise muss in der versendeten Email ein Abmeldelink und ein aktuelles Impressum vorhanden sein, alle angeschriebenen Kunden müssen sich via Double-Opt-In Verfahren bei Ihnen angemeldet haben, usw. – Sie sehen, es gibt also eine ganze Reihe Hürden zu überwinden, bevor man seine Kunden überhaupt anschreiben darf. Und genau darum empfehlen wir Ihnen auch den Versand über spezielle Provider wie beispielsweise CleverReach.