Es gibt viele Gründe, weshalb sich ein Mietserver lohnen kann. Nicht nur für große Webseiten, sondern im Grunde für alle Aufgaben, bei denen große Mengen an Daten übertragen werden, ist die Unterstützung eines Servers wichtig. Denn einen normalen Gebrauchscomputer, der gleichzeitig auch noch zum Arbeiten verwendet wird, können die Anforderungen an einen Mietserver schnell überlasten. Zu diesen Aufgaben gehört die bereits erwähnte Nutzung für eine oder mehrere Webseiten. Es können aber auch bestimmte Programme auf dem Server installiert sein, auf die mehrere Nutzer gleichzeitig zugreifen können. Als Beispiel ist hier zum Beispiel SAP zu nennen, eine Datenbank, in der je nach Firma mehrere hundert Menschen gleichzeitig arbeiten können. Ein einfacher Desktop-PC wäre hier hoffnungslos überfordert. Auch für das Empfangen und Versenden von E-Mails kann ein solcher spezieller Computer Verwendung finden. Ebenso ist die Verarbeitung von Druckaufträgen eine der Hauptaufgaben dieses Servers.
Je nach Menge der Aufgaben, die ein Server übernehmen muss, verwendet man ein oder mehrere Geräte. Gerade bei einem Mietserver bietet es sich an, jedem Auftrag ein eigenes Gerät zuzuweisen. So wird sicher gestellt, dass die Anfragen der einzelnen Clients den jeweiligen Mietserver nicht überfordern. Denn das könnte zu langen Wartezeiten bis hin zu Ausfällen des Gerätes führen und muss unbedingt vermieden werden.
Natürlich kann man für all diese Aufgaben auch einen eigenen Server verwenden. Ein Mietserver bietet sich aber aus zahlreichen Gründen an. Zum Einen besteht ein solcher Computer aus einer ganzen Menge teurer Hardware und Software. Diese müssen nicht nur einmalig beschafft, sondern auch regelmäßig gewartet, aktualisiert und ersetzt werden. Gerade auf kleine Unternehmen kommen ohne einen Mietserver Kosten auf einen zu, die nur noch schwer kalkulierbar und noch schwerer finanzierbar sind. Ein Mietserver umgeht dieses Problem, indem er durch mehrere Kunden optimal ausgelastet wird. Im Vergleich mit dem finanziellen Einsatz wird der Mietserver also bestmöglich genutzt.
Doch nicht nur die Anschaffung spielt bei der Frage „Server oder Mietserver?“ eine wichtige Rolle. Denn ein solches Gerät verschlingt auch eine Menge Strom, der zusätzlich bezahlt werden muss. Außerdem ist es jedem Besitzer eines Servers dringend anzuraten, regelmäßig die Dateien auf dem Computer zu sichern. Bei Unternehmen sollte das jeden Tag geschehen. Ein solches Backup ist unerlässlich, verursacht aber weiteren Aufwand und damit höhere Personalkosten. Auch hier liegt der Vorteil beim Mietserver. Denn hier übernimmt der Betreiber es, täglich Sicherungskopien der einzelnen Mietserver anzulegen. Im Falle des Datenverlustes reicht ein Telefonat mit dem Hoster in der Regel aus, um den möglichst neuesten Stand der Daten zurück zu erhalten.
Gerade bei wichtigen Daten wie Rechnungen oder Forschungsdaten kommt der Datensicherung noch eine erhöhte Rolle zu. Denn die Daten müssen nicht nur gespeichert sein, sondern auch unabhängig davon bestmöglich vor Verlust geschützt werden. Teure Klimaanlagen kühlen die Mietserver, damit es nicht zu Überhitzungen kommt. Denn diese hätten einen Absturz der Computer und Datenverlust zur Folge. Ebenso wichtig ist auch der Schutz der Mietserver vor Feuer. Durch die Elektronik und die hohen Temperaturen kann es zu Kurzschlüssen und Bränden kommen. Würde man diese durch Wasser löschen wären aber nicht nur die Mietserver zerstört, sondern auch alle Daten. Professionelle Rechnungszentren verwenden deshalb Stickstofflöschanlagen. In dem Fall, dass ein Mietserver oder ein anderer Einrichtungsgegenstand Feuer fangen, wird dieses erstickt, ohne den Mietserver oder die darauf befindlichen Daten zu zerstören. Für ein Unternehmen sind diese Feuerschutzmaßnahmen unerlässlich – aber oft auch unbezahlbar. Darum spricht auch dieses Argument dafür, dass der Mietserver eine gute Alternative zu den eigenen Computern ist.
Ebenso wichtig wie der Schutz vor Datenverlust ist natürlich der Schutz vor Diebstahl. Wenn die Sicherheitsvorkehrungen eines Server oder Mietserver nicht stimmen, können teure Computer spielend einfach gestohlen werden. Eine gewöhnliche Alarmanlage reicht hier oft nicht aus. Vor allem bei sensiblen Daten wird zusätzliches Wachpersonal erforderlich, das auch die Kosten erhöht. Deshalb stehen Mietserver von einem professionellen Anbieter nur in Rechenzentren, die durch Wachpersonal geschützt sind. Hier erhält nur Zugang, wer sich als Mitarbeiter ausweisen kann. Aber nicht nur durch die Tür, sondern auch durch den Internetanschluss kann ein Einbruch erfolgen. Darum ist die Anti-Viren Software von einem Mietserver immer auf dem neuesten Stand. So haben weder Viren eine Chance, Daten auf dem Mietserver zu zerstören, noch können Trojaner einbrechen und Daten auslesen.
Alle oben erwähnten Maßnahmen kann und sollte ein Unternehmen zum Schutz seiner Daten treffen. Denn der Verlust von Daten oder die Zerstörung der teuren Server kann einen viel größeren finanziellen Schaden anrichten, als ein Mietserver gekostet hätte. Firmen, für die sich eine eigene Serverfarm nicht lohnt, sollten sich daher nach einem passenden Mietserver umsehen. Man unterscheidet dabei zwischen physischen und virtuellen Servern. Ein physischer Server ist das tatsächliche Gerät. Je nach dem, wie viele Aufgaben zu bearbeiten sind, kann ein einzelner Mietserver so für eine einzige Aufgabe verwendet werden. Wenn es mehrere, aber kleinere Aufgaben zu bewältigen gilt, kann der Mietserver in mehrere virtuelle Server unterteilt werden. Man kann sich das wie mehrere Betriebssysteme vorstellen, die alle auf einem Computer installiert sind und alle eine eigene Aufgabe wahrnehmen. Dieser Fall ist der Häufigste, da vor allem kleinere Unternehmen in der Regel keinen ganzen Mietserver benötigen. Durch die Teilung des Servers werden so auch die Kosten geteilt, was den Finanzen eines Unternehmens zu Gute kommt.