Gerade auf beruflichen E-Mail-Adressen kommen Tag für Tag unzählige Mails herein. Eine selbst gehostete, personalisierte E-Mail mit Spam-Schutz und Anti-Virus-Programm vermeidet, dass unerwünschte Werbung Ihr Postfach verstopft. Doch auch mit diesen praktischen Voreinstellungen ist die Menge an E-Mails, die Tag für Tag ankommt, für viele Menschen kaum zu bewältigen. Sie verlieren den Überblick und viel Zeit beim Bearbeiten ihrer E-Mails.
Experten raten, dass man sich dreimal am Tag für etwa 30 Minuten am Stück mit seinen E-Mails auseinandersetzt. Es wird geraten, dass man E-Mail immer am Stück, am besten zu festen Zeiten, bearbeiten sollte und nicht immer wieder für einige Minuten zwischendurch. So wird man durch neu ankommende E-Mails immer wieder abgelenkt.
Wer sich in einem bestimmten Zeitfenster intensiv mit seinen E-Mails auseinandersetzt, sollte diese in der Zeit auch wirklich bearbeiten. Um E-Mails zu vermeiden, kann man Newsletter abbestellen und Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken abschalten. Zudem kann man immer wieder darüber nachdenken, ob man eine Absprache nicht besser direkt am Telefon treffen sollte. Auch das Versenden von E-Mails an einen größeren Verteiler ist nicht immer sinnvoll, da dort meist auch Empfänger dabei sind, die vom Inhalt der E-Mail keinen Nutzen haben. Ähnliches gilt für E-Mails, bei denen man in CC gesetzt wurde. Hier ist zu überlegen, ob diese E-Mail wirklich für die eigene Aufgabe von Bedeutung ist.
Wenn Sie Ihr E-Mail-Postfach aufräumen bzw. den Überblick nicht verlieren möchten, sollten Sie E-Mails nach Wichtigkeit sortieren. Manche E-Mails können sofort beantwortet werden, andere können einfach ungelesen gelöscht werden.