Haben Sie auch schon mal eine E-Mail versehentlich an den falschen Empfänger geschickt? Peinlich ist es, wenn die lockere, schnell geschriebene E-Mail an den besten Freund, in der man sich womöglich auch noch über seine Arbeit beklagt, versehentlich beim Chef landet. In diesem Fall ist es bei einigen Programmen theoretisch möglich, die E-Mail zurückzuholen. Dafür müssen aber Sender und Empfänger auf dem gleichen E-Mail-Server die Nachrichten empfangen. In Unternehmen ist dies oft der Fall. Zudem darf der Empfänger die E-Mail noch nicht gelesen haben. Daher sollte man in diesem Fall schnell handeln. Bei Outlook kann man eine bereits gesendete Nachricht über den Ordner „Gesendete Elemente“ zurückrufen und die falsche E-Mail-Adresse durch die richtige ersetzen.
Dies ist jedoch in vielen Fällen leider nicht möglich oder die Rückholaktion war zu spät. Dann hilft es nur, sich beim falschen Empfänger persönlich zu entschuldigen. Ein Tipp ist es, zuerst den Text der E-Mail zu schreiben und erst anschließend die E-Mail-Adresse des Empfängers einzugeben. So kann es nicht passieren, dass ein Malheur geschieht, indem man zu früh auf „Absenden“ klickt. Wer auf Nummer sicher gehen will, kann die E-Mail auch zuerst in Word vorschreiben und erst dann in die E-Mail einfügen.
Auf diesem Wege lassen sich auch Rechtschreibfehler besser korrigieren. Die Word-Autokorrektur hilft dabei. Außerdem sollte man vor dem Absenden die Form der E-Mail nochmals kontrollieren. Gerade bei geschäftlichen Nachrichten kann beispielsweise eine falsche und unangebrachte Anrede unangenehme Folgen haben. Übrigens haben Smileys und andere Emoticons in geschäftlichen E-Mails nichts verloren.
Darüber hinaus ist es hilfreich, mehrere E-Mail-Adressen zu nutzen. Auch für Privatpersonen ist es problemlos möglich, eine personalisierte E-Mail-Adresse bei einem Webhoster zu hosten. So können Sie zwischen privaten und beruflichen E-Mails besser trennen.